電話での伝言の受け方

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電話での伝言の受け方

電話に出た際に指名された人間が不在で、伝言を頼まれるケースというのが多々あります。この場合にも正しいマナーを守り、効率よく業務が進められるように心がけましょう。
まず、電話に出る際には伝言を頼まれてもすぐ対応できるように、電話の近くには常に筆記用具を準備しておくようにしましょう。
企業によっては伝言用のメモを所定のフォーマットにして、電話につけておくことにより業務の効率化を図っているところもあります。
伝言を受ける際には、相手の名前、会社名、電話番号、電話のあった時間をメモするようにします。
伝言の内容については必ず復唱し、間違いがないようにするのが基本のマナーです。
伝言のメモを指名された人間の机に置く際には、自分の名前を書いておくのを忘れないようにしましょう。
こうすることにより、指名された人間が席に戻ってきて伝言について何か聞きたいと思った場合に、誰に聞けばよいのかがすぐ分かるようになります。
メモ用紙は机の上に置いただけでは、風で飛んでしまったり、他の書類の間に埋もれてしまう可能性があり、後々のトラブルの元になりかねないので、ポストイットやテープで貼りつけるようにします。

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