会議進行の仕方のマナー

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会議進行の仕方のマナー

会議を進行するのは、なかなか大変でできれば避けて通りたい仕事と考えている人も多いはず。
しかし、それだけに上手な進行役ができる人間は、他人からの信頼も厚く会社から評価されがちです。会議進行のマナーとコツを学んで、ライバルに一歩差をつけましょう。
会議の進行の際には、まず議題を簡単に「背景」と「目的」に分けて参加者に説明するようにします。
この説明の後に質問を受け付け、参加者が同レベルの理解の上に会議を進められるようにする必要があります。
会議中は中身がないくせにだらだらと話をつづけたり、何度も同じ話をする人がいますが、このような場合には進行役の人間が内容を要約して「～～～ということですね。」と話を中断し、まとめることでスムーズな会議の進行を心掛けます。
反対に自分から進んで意見を言わない参加者がいる場合には、発言を促すようにすると思いがけずに妙案が出てくることがあります。全員がまんべんなく意見の言える会議を心掛けるのが基本のマナーです。
会議の進行役として知っておきたいテクニックとしては、たとえば誰かが意見を言った際に、その次に意見を言う人は反対意見の場合が大多数だという事実です。
たとえば最初の意見があなたの会議の持っていきたい方向性の意見だとした場合には、その人の発言の後にあなたがそれとなく賛成の意見を付け加えることで、次の発言者が反対意見を言いにくくなります。
大いに議論が盛り上がり、バラバラの意見がたくさん出た場合には、その中から共通事項を探し出し、その上に議論をつなげるようにするのが建設的な会議にするためのテクニックです。
概ね意見が出尽くした雰囲気が見えたら、進行役が重要と思える事柄をまとめ、それに沿って最終調整に入るようにします。
会議の際には必ず議事録を作成し、出席者全員および関係者に配布するのがマナーです。
各宿題事項がある場合には、必ずその担当者の名前および納期を明記し、出席者全員の共通認識を図ることで、次のアクションがスムーズに進むようになります。

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